inOri Managementsystem – innovative Organisation
Eine innovative Organisation benötigt ein Prozessmanagement (Qualitätsmanagementsystem (QMS), Integriertes Managementsystem (IMS)).
Das inOri Managementmodell dient uns als Basis für eine strukturierte Betriebsorganisation.
Das inOri Managementsystem besteht aus 3 Teilen – 3 in 1
Betriebsorganisation
Die Organisation vieler Betriebe und Institutionen ist über Jahre «organisch» gewachsen. Früher oder später macht es Sinn, den Betrieb nach einer definierten, einfachen und erprobten Methode neu zu organisieren. Gemeinsam erarbeiten wir auf Basis des inOri Management-modells die neue Betriebsstruktur.
Dokumentenmanagement
Die Datenablage bzw. das Dokumentenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil für eine erfolgreiche Betriebsorganisation. Mit einfachen Hilfsmitteln (Windows Dateimanager und IT-Zugriffsrechte) bauen wir rasch eine von der Betriebsorganisation abgeleitete Datenablagestruktur auf.
Musterdokumente
Im Laufe der Jahre haben wir in Zusammenarbeit mit unseren Kunden über 2000 Musterdokumente erstellt. Dank diesem Fundus ist es uns möglich, fehlende Dokumente auf der Basis unserer Muster sehr rasch an den Betrieb angepasst zu erstellen.
Das inOri Managementsystem
Ist ein prozessorientiertes Modell für die Aufbau- und Ablauforganisation von Betrieben/Institutionen
Das System wird mit wenigen Dokumenten beschrieben und basiert auf den Grundfunktionen des Windows Dateimanagers und Office
Das System dient als Basis für die Organisation in KMU’s jeglicher Branche und kann einfach an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden – starke Fokussierung auf Dienstleistungsbetriebe
Das System beinhaltet alle wesentlichen Teile, um nach ISO zertifiziert zu werden
Nach der Einführung fallen keinerlei laufende Kosten wie z.B. Lizenzgebühren an
Zusammen sind wir ein schlagkräftiges Team für das Erreichen ihrer Ziele
Ein System für alle Anforderungen
Individuelle und professionelle Lösung
Basis für stetige Verbesserung
Einfache und praxisbezogene Anwendung
Das inOri Management Modell
Ein Managementsystem das nachhaltigen Nutzen erbringen soll, muss individuell auf die Unternehmung zugeschnitten sein. Unser Managementmodell lässt sich auf das Unternehmen jeder Grösse und Branche anpassen. Die Qualität wird dabei durch die Rückkopplung bzw. den kontinuierlichen Verbesserungsprozess KVP laufend auf einem aktuellen Stand gehalten.
Der Betrieb wird in die 3 Prozessgruppen aufgeteilt:
Management- oder Führungsprozesse
Ressourcen- oder Unterstützungsprozesse
Geschäfts- oder Kernprozesse
Die inOri Vorgehensweise
Die Grafik gibt einen Überblick über den standardisierten Ablauf bei der Einführung des inOri Managementsystems.
In der Konzeptphase (4-6 halbtägige Workshops mit dem Leitungsteam) werden die wesentlichen Grundlagen für die Betriebsorganisation erarbeitet. Dies sind z.B. Strategieübersicht, Leitbild/Leitmotive, Prozessstruktur, Organigramm, Unterschriften- und Kompetenzenregelung, Datenablagestruktur inkl. Zugriffsrechte, Word- und Excel-Vorlagen, etc. Am Ende dieser Phase ist die Betriebsorganisation und die Umsetzung der Realisierungsphase festgelegt. Alle weiteren Arbeiten orientieren sich daran bzw. werden daraus abgeleitet.
In der Realisierungsphase werden die Prozesse in Teams erarbeitet. Die Resultate werden in Reviews zusammen mit der Projektaufsicht, Projektleitung und Projektteam verabschiedet. Damit wird die Vernetzung, das ganzheitliche und transparente Denken sichergestellt. Wir übernehmen von aussen die Schrittmacherrolle. Sie erhalten zu jedem Prozess unseren theoretischen wie auch praktischen Input (Dokumentvorlagen). Sie konzentrieren sich auf die interne Umsetzung der Prozesse. Für Fragen stehen wir Ihnen in der Zeit zwischen den Workshops gerne telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung. Unsere Unterstützung richtet sich nach Ihren Wünschen und ist immer gegenseitig abgesprochen
Am Schluss steht die Anwendungsphase. In der Konzept- und Realisierungsphase erarbeiten wir gemeinsam alle Grundlagen und Instrumente, welche sie für die selbtständige Weiterentwicklung und den Unterhalt des Systems benötigen. Gerne unterstützen wir sie dabei mit unseren jährlichen Audits, Prozessbewertungen, Mitarbeiterschulungen, etc.
Uns ist wichtig, dass die Arbeit nicht zu einem Papiertiger verkommt, sondern dass die Resultate sofort in die Praxis umgesetzt werden und die Arbeit einen höchstmöglichen innerbetrieblichen Nutzen erzeugt.
Sie kennen Ihre Unternehmung und deren Umfeld
Wir bringen praxiserprobte Vorgehensweisen und die neutrale Sicht der Dinge
Unsere Auswahl von bewährten Instrumenten unterstützt die zielorientierte Vorgehensweise
Wir liefern Ihnen nicht nur das Wissen, sondern helfen Ihnen bei der Umsetzung in die Praxis
Betriebsorganisation
Die Anforderungen an die Unternehmen von heute, seien es Profit- oder Nonprofit-Organisationen, werden immer grösser.
Die Organisation vieler Betriebe und Institutionen ist über Jahre «organisch» gewachsen. Früher oder später macht es Sinn, den Betrieb nach einer definierten, einfachen und erprobten Methode neu zu organisieren. Gemeinsam erarbeiten wir auf Basis des inOri Managementmodells die neue Betriebsorganisation.
Beim Aufbau beachten wir die folgenden Punkte:
Strategie: Die richtigen Dinge tun.
Ablauforganisation: Die Dinge richtig tun.
Aufbauorganisation: Die Dinge durch die richtigen Personen tun lassen.
Kultur: Die Dinge mit der richtigen Einstellung tun.
Die Vielfalt der Elemente und deren Beziehungen untereinander verhalten sich systemisch. Nur mit professioneller Unternehmensführung lässt sich diese Komplexität bewältigen. Wir unterstützen sie beim Aufbau und Unterhalt von professionellen Führungssystemen.
Datenablage – Datenmanagement – Dokumentenmanagement
Die Datenablage bzw. das Dokumentenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil für eine erfolgreiche Betriebsorganisation. Mit einfachen Hilfsmitteln (Windows Dateimanager und IT-Zugriffsrechte) bauen wir rasch eine von der Betriebsorganisation abgeleitete Datenablagestruktur auf.
Wichtig ist dabei die Erkenntnis, dass nur eine sinnvolle Datenablage aufgebaut werden kann, wenn die Betriebsstruktur vorher festgelegt wird. Es ist darum nicht zielführend seine organisatorischen Defizite durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems DMS mit spezifischer Software anzugehen. Darum steht bei inOri vor der Definition der Datenablage die Festlegung der Betriebsstruktur.
Die Datenablage wird von der prozessorientierten Betriebsorganisation abgleitet. Da vorher die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen festgelegt wurden, kann auch eine klare und passende IT-Zugriffsregelung hinterlegt werden.
Ein komplexes Dokumentenmanagementsystem DMS ist für die vielen operativen Daten, wie z.B. Korrespondenz etc. im Alltag nicht unbedingt tauglich.
Der inOri-Ansatz definiert ein Datenablagesystem für Management- oder Organisationshandbuch, Vorlagen und operative Daten. Die Regeln dazu sind in wenigen Dokumenten nahezu «pfannenfertig» beschrieben, können einfach geschult werden und sind im Alltag für alle Mitarbeitenden leicht verständlich.
Im Gegensatz zu anderen Systemen benötigt das inOri-Datenablagesystem keine Zusatzsoftware, welche separat installiert, speziell geschult werden muss und danach laufende Lizenzkosten verursacht.
2000 Musterdokumente
Im Laufe der Jahre haben wir in Zusammenarbeit mit unseren Kunden über 2000 Musterdokumente erstellt. Dank diesem Fundus ist es uns möglich, fehlende Dokumente auf der Basis unserer Muster sehr rasch an den Betrieb angepasst zu erstellen.
Bei der Einführung des inOri Managementsystems haben unsere Kunden den vollen Zugriff auf sämtliche Musterdokumente.
So sind auch ganze, gut dokumentierte Bereiche wie z.B. komplette Unterlagen zum Thema Arbeitssicherheit, welche bereits mehrfach durch Behörden geprüft und für zweckmässig befunden wurden als Muster verfügbar.
Zu allen wesentlichen Prozessen sind vielfältige Musterunterlagen verfügbar, wie folgende Tabelle zeigt.
| Prozess | Muster |
|---|---|
| Trägerschaft | Statuten / Organisationsreglement Leitbild, Kontinuitätsplanung Leitfaden strategisches Management |
| Geschäftsleitung | Organigramm, Unterschriften- und Kompetenzenregelung |
| Marketing | Informationskonzept |
| Personal | Personalreglement Unterlagen Mitarbeitergespräche |
| Fachbereiche | Arbeitssicherheit EKAS/ASA Entsorgungskonzepte Hygienekonzepte Pflege- und Betreuungskonzepte |